７月 ８日 作成

今日は、寝不足です。。最近、寝不足が多い理由はサッカーの
ワールドカップが原因です。決勝進出をかけた面白い試合で、
決勝は、スペイン対オランダになりました。日本が負けてからは
あれだけ騒いでいた、サッカーファンはどこに行ったのでしょうか？

日本が負けたら、もうワールドカップも終わったような感じを
受けているのは私だけなのでしょうか？？昨日の試合とか、
これからの試合が一番面白いはずなのですが・・。
月曜日の午前３時からの決勝戦が楽しみです。。。。。

午後からは、先日の「マネジメント研修」の報告書の作成でした。
だいたい一人当たりの所要時間が３０分は掛かるので大変です。。。

報告書を書く上で最も注意したいことは、簡潔にまとめることです。
状況や態度や言動を客観的な感想や結論、総括、今後の対応などを書き添えることで、
事実を網羅的に書いただけの報告書が締まるります。読む側に報告している　内容を
より正確に伝えることができます。例えば、今回のように研修の報告書の場合は、
その研修を社内に落とし込んで、その本人が応用する方法や手段、効果などを考察し、
「所感」として書き加えれば、かなりの確率で「見えていないこと」が「見える」
ような報告書になるはずです。そして、あまり「定性的」なことばかりを
書くのではなく、「定量化」することも大切です。

主観や所感を書く場合は、事実前提が必要なので、その方に対して、いくつかの
質問を投げかけて、その回答に基づいた、内容を記載することで、その証言は
証拠（エビデンス」となり、報告者の主張に対して論拠が明確になり、
証拠であるエビデンスに信憑性のある本人の証言なら、信用度も高くなります。

報告書作成で注意すること。

１、読みやすく理解しやすい事

報告書を書いた時点で、もう仕事が終わったと考える人が多いのですが、
でも、受け取った相手はそれからが報告書を読み取る仕事が始まるのです。
内容が十分に理解できるものが要求されます。自分流の表現をなるべくしないで、
読みやすい文章で理解しやすい文章を書くように心掛けることが必要です。

２、簡潔で明快であること。

長々とした文章を書くより、簡単明に要約した文章を書くことが、
もっとも、相手に理解されやすい明快な報告書を書く上でのコツです。


3. 正確である こと。

当然ですが、数字や金額を伝える報告書では、間違いなく正確に書くことが大切です。
数字は何度も確認するとともに、必ずデータや証言などで裏付けされたことが大事です。


4. 読んで理解しやすい こと。

簡略しすぎて、よけいに分かりにくいというのでは目的を果たしてません。
つまり、読み手に誤解を与えない正確な文章表現が要求されます。
あやふやな表現を使って、回りくどい表現、新語や造語、外来語・・などを
乱用することは避けなければいけません。特に研修用語は受講されていない方に
とっては、全く意味不明になってしまいます。「本気」だとか「与える」と言う
ような表現は避けたほうがベストです。


5. 事実を正確に書くこと。

誇張して書いたり、作り話とは言わないまでも大げさに表現したりすると、
あとあと、処理がめんどうになりかねません。先入観や固定観念だけで
判断してしまうと、肝心な部分が見えなくなって偏ってしまいます。
報告書を書く前に、それまでの経緯や状況を十分考えた上で、現象面を
具体的な証拠に基づいて本質をまとめてから書くようにすることです。


6. 能率よく作成すること。

報告書の作成に提出に何日もかかってるようでは時間の無駄であり、
作成者のボキャブラリーだとか知的構成能力が疑われるばかりです。
時間的感覚が鈍い、しいてはダメディレクターと判断されてしまいかねません。
報告書の提出期限を前もって確認するようにしましょう。