１１月１３日 報告

今日は、管理者研修の報告書を作成したり、コーチングの報告書を作成したり、
次年度の経営研究会の本部のタイムスケジュールを作成したり、今月の金沢での
講演資料を作成したり、新しく配属された研修生の遵守事項を作成したり、その
受け入れ一次機関の理事長からの依頼で来年度のＯＦＦＪＴ計画を作成したりと、
朝からずっとパソコンの前で仕事をしていたので目が疲れましたぁぁ。。

その報告書の書き方ですが、私の場合は年間にかなりの枚数になるのですが、
下記のようなことを注意して書いている

1. まずは読み手にとって読みやすい内容になっているか！
報告書を作成し、提出した時点で報告が終わったと思うが、しかし、受け取った側は
そこから内容を判断しなければならないので、内容を十分理解できるものが必要です。
自分本位な表現を避け、読みやすい文体、用字用語を用いて分かりやすい文章を
書くよう心掛ける。

2.シンプルで簡潔であること！
意味のない文章をダラダラ書くより、１字１語でも削って、凝縮した文章を書くことが、
「簡」にして「要」を得た明快な文章を書くことである。

3. 事実に正確である
金額や数字を扱う報告書においては、正確に記載する。数字は１桁１桁を確認する。
必ずデータで裏付けされたエビデンス（証拠）が必要であるということが重要である。

4. 読む相手が理解しやすい
シンプルすぎて分かりにくいというのでは意味がない。簡にして要を、つまり読み手が
深読みし過ぎて誤解を与えない明確な表現に注意すること。あいまいな表現を使用したり、
意味不明な表現、まだ一般化していない新語や造語、外来語を使用することは避ける。
特に研修報告書は研修用語の使用は出来るだけ避ける。書き方の構文自体も単純化する。

5. 事実を伝える
拡大解釈したり、過大評価や過小評価に気をつけて自分だけの主観的な意見に偏ったり、
ウソとは言わないまでも取り繕ったような内容表現にすると、誤解が生じて処理に苦慮する。
報告書を書く前に、過去の経緯や現状を十分把握し、問題の本質をとらえてから取り掛かる。

6. 効率よく作成する
報告書の作成に何時間、ましてや何日も掛けているようでは、時間の浪費であり、
コスト意識が欠如していると判断されても仕方がない。報告書の提出期限を確認する。

しかし、業務報告なら、起こった事象、とった行動など客観的事実だけを相手が
分かりやすいように伝えたら良いのですが、「研修報告書」に関しては、「所感」がある。

所見と所感の違いは、簡単に言えば所見は事実を、所感は所見に基づいて感じたことを
求められます。何を求められているのか、事実なのか印象なのか、この違いをしっかりと
留意しておくことが大切です。

例えば、「青い皿の上にリンゴが一つある」としたら
所見なら、①リンゴが１つある ②リンゴは赤い ③リンゴは青い皿にのっている
所感なら、①リンゴが赤くておいしそうだ ②お皿の色が白い方がいい ③リンゴが食べたくなった
それぞれが私の考え方ってことで、自分の考えを「私見」「所感」「所見」「拙見」と表現することで、
要するに、所見と所感の違いは、意見と感想の違いということですね！