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11月 6日 共有化 

やっと全国経営発表大会が終わって、今年の本部行事もすべて終わった。
私自身も本部事務局長として一年目が無事滞りなく終わって一安心ですが、
既に来年度の準備が始まっていて、昨日も大会終了後には次年度の本部の
役員が集まって次年度方針会議を開催した。

現在、本部には10の委員会が構成されていて、それぞれの委員会にて
事業を開催して頂くのですが、その委員会の委員長から次年度の
委員長方針と委員会事業計画を一月の本部理事会にて発表して頂き
本部として活動を各地区に明確にしていくことで地域の活性化に結びつけ
更に、会長方針の浸透と、各地区の礎になることを目的としている。

私も、朝から来年度のタイムスケジュールとプログラム構成の作成など
やるべきことが山積で、事務局一同一致団結して取り組まなければならない。
幸いにも、事務局は今年のスタッフが全員来年も継続してやって頂けるので
とても心強い!

午後からは、業界の理事会があったのですが、議題は外部環境の変化に
対しての対応策がメインテーマで、原材料の急激な値下がりに対しての
協議が主だったのですが、各社対応に苦慮しているのが現状で、今後は
経営者レベルはもちろんのこと、営業担当レベルでの情報交換を繁茂に
繰り返しながら進めていくことで、「情報の共有化」に取り組むことに!

社内のコミュニケーションにおいて最も重要なことは、情報の共有化です。
しかし、ここで問題となるのは、情報の発信する側と受ける側の意識の違いです。
発信する側は情報を伝えたいという意識が強いのですが、受ける側の関心が低いと、
せっかくの情報が埋もれてしまうことになります。

また、発信する側が義務的な意識しかないと、情報の内容が杜撰なものとなったり、
真意が伝わらなかったりすることも往々にして起こりえます。両者の意識が高いレベルで
一致していなければ、真の意味でのコミュニケーションを図ることはできません。
さらに、情報が複数の受ける側を経由する必要がある場合、途中で埋没したり、
伝達速度が遅くなってしまい、結果、発信された意義がなくなってしまうこともあります。
情報は大切な経営資源ですから、有効に活用するためのコミュミケーションツールが
必要なのです。

その円滑なコミュニケーションを図るためには、組織全体の基礎となる情報が共有化
されていることが前提となります。共有化すべき事項としては、各部門・部署の基本的な
業務、情報のレベルと伝達区分の原則、環境マニュアル・法令管理台帳・各種手順書などの
客観的基礎情報などがあげられます。一方、部門・部署のみで通用する社内だけの言語は、
組織全体で共有化できるよう共通言語として明確にされている必要がありますし、状況や
関係を背景とした暗黙の了解は、明文化や言語化しておくことが重要です。
これらが曖昧なままでは、誤った情報伝達がなされる可能性が高くなりますので、
十分な注意が必要です。要するに「これぐらい言わなくてもわかる」は「何も伝わらない」と
いうことを理解しておく必要があるということです。

社内で共有化すべき基礎情報が明確になっていれば、組織内での行動の重複化や
同一目的のための相反行動を防止することも可能となり、結果、コスト削減にも貢献できます。
また、共有化すべき基礎情報は年々蓄積されていきますので、組織の構成員がきちんと
把握・理解できるよう、社内教育研修の項目として組み込んでおくと効果的な育成になります。
そのことで新たな情報の共有化は、同様の情報をめぐる業務のスピードの向上や工程の
減少に繋がり、組織力の向上にも大きな影響を与えるのです。

「情報の共有化」には、やはり「人財育成」が大事だということです!

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10tt

Author:10tt
 しま しんじ 52歳
大阪市内で製造業を経営。
(他に、3社の代表取締役を兼務)
                   
アルバイト入社にて、35歳で代表取締役に就任。人材育成の教育会社の
研修に参加してそれを機に、経営に対しての勉強を始める。以来15年間
学び続けているが、まだまだやりたいこととできることに紆余曲折の日々!


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