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7月11日 疲労困憊 

この二週間で、三つの研修を担当したのでかなり疲労感が・・・。
延べ担当受講生数が40人なので、報告書の数も同数の40枚。
この間に、研修の派遣先の上司からの「コメント」や、ご受講生からの「受講報告書」が
FAXにて送付されてくるのもあって、この期間は、私宛に来る「報告書」と私から「送付」する
「報告書」が、合計で、だいたい120~150枚程度になる。当然全ての内容を確認しながら
全てをチェックしなければならない。このことでもとても大変だが、とても勉強にもなる。

「報告」に関しては、「良い報告の仕方」と「悪い報告の仕方」があります。
ほとんどの仕事は上司からの指示で始まり、上司への報告で終わりますが、
「良い報告の仕方」とは必ず5W1(2)Hが入っていることが必要です。
そして「良い報告」とは、長期的戦略とそれを実現するための行動と、今何をすべきかを
示すもの. これまでの私の体験から言うと,現在与えられた,今の仕事に打ち込めない
ような心構えでは,どこの職場に変っても,決していい仕事はできない。 ということです。

Who 誰が
What 何を
When いつ
Where どこで
Why なぜ(どんな目的で)
How どうやって
How Much いくらで

報告の仕方としては、

① 報告の目的は、「事実」を知らせることです。
  従って、上司が部下に報告することもあります。また、あなたが自発的におこなう上司への
  「情報提供」も広義の報告に入ります。組織は報告によって連携を保っています。
  通常上司は、指示・命令した仕事の経過・結果を、部下からの報告で意思決定をしたり、
  行動を起こしたりする場合の判断材料とします。 その意味で、報告の終わっていない
  仕事は「未完了」なのです。また、報告すべき時に報告を怠ると、相手に不信感や不安感を
  与え、人間関係を破壊します。

② 聞かれる前に、時期を失わず、タイムリーな報告をしましょう。
  「どうした?」と催促されるようでは、折角の努力が半減します。
  上司は、あなたの報告を聞いて次の手を打ちます。そのため、悪い報告ほど早くすることが
  大切なことです。これは、あなたには、指示された仕事を最後までやり遂げる「遂行責任」が
  ありますが、仕事の結果は、その出来・不出来にかかわらず、全て仕事を指示した上司に
  「結果責任」があるからです。

③ 報告の相手を間違えないようにしましょう。(指示を出した人に)
  ※ 仮に、上司を飛び越えて指示された場合は、特命事項以外は、
     上司にも結果報告はしなければならない義務があります。

④ 次を判断基準として、報告の順序をあらかじめ決めておきましょう。
  ・時間的に急ぐものから
  ・上司が聞きたがっているものから
  ・内容の重要なものから

⑤ 聞かれことだけについて、主観をまじえず、事実だけをありのままに伝えましょう。
   事実と意見は区別して、形容詞にも気をつけて、推論で報告することは避けます。
  上司からの、叱責を恐れて、「嘘」の報告をしてはいけません。
   また、ベテラン社員の中には、責任感が強いがゆえに、自分で何とかしようと
   「隠す」人がいます。これはかえって傷口が大きくなり、致命的(最悪の場合は企業倒産)に
   なることもあります。事実、社会的大問題となり、新聞で大きくとり上げられた企業があった
   ことは、皆さんもテレビや新聞でご存知でしょう。

⑥ 期限付きの仕事や重要な仕事は終わり次第、口頭または文書(パソコンによるワード・
   エクセル・社内メール)で報告しましょう。
   但し、急ぐことは、とりあえずは、口頭で報告するようにして下さい。
 
⑦ 長い期間かかる仕事は、途中で「中間報告」を入れましょう。
  変更はその都度、できるだけこまめに報告しましょう。これにより、上司は進み具合を
  チェックします。
   
⑧ 自分から見ると、上司は暇そうに見えるかもしれませんが、上司には本来なすべき仕事が
   あり、結構忙しいものなのです。良い結果報告をしようと張り切って行くと、「今忙しいから
   あとにしてくれ」と言われる場合もあります。上司は悪気があっていっている訳ではないので、
   がっかりせず、様子を見て改めて報告に行きましょう。

  従って、報告は要点をもらさず(5W2H活用)に、簡潔に分かりやすく、結論から先に
  しましょう。経過・理由は、上司から聞かれたら、その時になってするものです。
  自分自身の「苦労話・自慢話」は、したい気持ちは分かりますが、「不要」です。
  (時には上司から「君はこれについてどう思うか聞かせてくれ」と言われることもあるので、
   自分の意見は聞かれなくても用意しておくように)   
   また、記録を残しておいたほうがよいと判断した場合は、文書(パソコンデータ)にして
  保存しておきましょう。

 これらを「意識」することで、「良い報告」が出来るかと思います。
 「効果的」で「効率的」な「良い報告」が、「良い連絡」、「良い相談」に繋がるはずです。

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10tt

Author:10tt
 しま しんじ 52歳
大阪市内で製造業を経営。
(他に、3社の代表取締役を兼務)
                   
アルバイト入社にて、35歳で代表取締役に就任。人材育成の教育会社の
研修に参加してそれを機に、経営に対しての勉強を始める。以来15年間
学び続けているが、まだまだやりたいこととできることに紆余曲折の日々!


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