７月 １日 会議②

昨日も会議で、今日も会議です。明日の午前中は、研修でも会議があります。
先週は、近畿地区ブロック会長会議。業績研修では、全体経営会議。明日からの
営業研修では営業会議。と言いますが、来週からの、管理者研修では、部課長会議と
言う名称になります。本当に会議と名の付くものが多いですね！

今日は、「会議」に関して色々と気づいたことを纏めてみました。
会議のやりとりの中で、ちょっと険悪なムードの中で、「どーするの？」という疑問文を
相手にぶつけた経験はありませんか？例えば、納品日が遅れてしまうことが判明して、
上司が・・・「どうするんだ！」という使われ方をします。この「どーするの？」という言葉は、
非常に強い言葉であり、相手を委縮させる効果があります。しかし、会議において必要なのは、
相手を委縮させるテクニックではなく、円滑なコミュニケーションでなければならないのです。

では、「どーするの？」という言葉を止めて、変わりになる表現3パターンを整理してみました。

１）「どのように考えていますか？」は、相手の意見を聞きたいという姿勢が現れる。
　「どうするの？」→「どのように考えていますか？」の言い換えです。特に、企画会議の
　質疑応答などで相手に相応の答えがあると見込めるときに、使う表現です。
　相手の考えをさぐる表現です。

２）「どーしたら良いと思いますか？」
　相手が答えも持ち合わせているとおもわれるときに使う表現です。また、相手に考えさせる
　ための質問となります。「どーするの？」という表現と異なり、相手を委縮させることはありません。

３）「どーしましょうか？」は相手と共に考える印象を与える。
　部下の仕事でのミスが発覚したときの一言です。恐らく相手は答えを持ち合わせてない状況下で
　この質問を繰り出しましょう。この質問により、「相手と共に考える」という空気になります。
　このような状況で、「どーするの？」と圧迫しては、緊張感が増すばかりで、状況は好転しません。

その他に会議のなかで、ときおり発せられる「いずれにしても」という言葉は、いままでの議論の
流れを打ち消す魔法のような言葉です。どんな会話の中でも、自分の意見に転換する接続詞です。
しかし、この「いずれにしても」を多様する人は以下のような特徴を持っていることが多いのではない
でしょうか？

１）自分の意見をまず言いたい人
２）考えがまとまってない人
３）結論を急ぎたい人

このように、十分な議論を見合わせようとする人が、「いずれにしても」という言葉を多様します。
会議において、このような言葉を発する人は話を逸らす傾向があるので、よく注意しましょう。
「いずれにしても」という言葉が発動し、話が変わった場合には、できるだけ早い段階で、「大変、
興味深い話ですが、一度、議論を戻してよいでしょうか？」と話を戻すようにしましょう。

最後に、会議が終了した場合、会議の進行役は、しっかりと終了の宣言を行う必要があります。
宣言と言っても、形式的なものではなく、「以上で終わりです。お疲れ様でした！」とハッキリと
言えばいいだけです。このときのポイントは、大きな声で、ハッキリと発することが重要です。

このようなハッキリとした会議終了の宣言がなかった場合は、会議の参加者が会議終了したか
否かを理解することができずに、席を立ちづらくなってしまいます。会議が終了となったとしっかりと
認識して、初めて会議参加者は席を立ちます。

従って、会議が終了したことをしっかりと宣言することで、会議の参加者に会議の終了タイミングを
十分周知することがでます。大きな声ではっきりと、「以上で終わりです。お疲れ様でした！」と、
締めるようにしましょう！
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
以上、参考になるかわかりませんが、「今日のブログ、以上で終わりです。お疲れ様でした！」