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6月21日 会議 

今日は、南大阪の経営研究会の理事会が堺であったので、その前にいつもの
美容室「ann」さんにて、ヘアーカラーに! 沖縄の日差しがきつかったのか・・。
色落ち状態に!担当のシュウセイ君が色々と考えて対応してくれました!

その後、理事会へ!現山本会長も今月で24ヶ月任期の18ヶ月を迎えることになり
ようやく75%をクリアーということで、少々安堵の色と緊張感もやや途切れがち・・。
来月には次年度の会長選挙の開票が行われ新しい会長が決定する。
今回の候補者は15人から理事会から三人に絞られて、その三人の中から、
全会員が投票した最多得票者が会長となる。開票日は、7月7日です!

そんな訳で、皆さん本年度への興味も若干薄れ気味のところもあるのですが、
残り半年間を緊張感を持って取り組んで頂きたい。今回の理事会での課題は
ズバリ「会議の進め方」であった。

会社でも、「会議上手の会社」と「会議下手の会社」というのが確かにあると思います。
「会議上手の会社」は短時間でテキパキと物事が決まっていき、「会議ヘタの会社」は
時間ばかりが長くて、結局、何が決まったのか分からない形で終わってしまいます。
会議上手の会社の会議では、終了後に、みんな充実した顔で、次の作業への
モチベーションアップを感じられます。一方、会議下手な会社の会議では、イスに
座っているだけで、疲労感で社員さんのモチベーションが下がってきているのを感じます。
「くだらない会議に付き合ってられない!」と思う気持ちもよく分かります。
この2つの組織の最大の違いをあげろと言われれば、「会議の目的明確になっており、
その目的に合わせた進め方になっているか?」という事ではないでしょうか?
会議といっても、目的によって進め方は当然、大きく違ってくるはずなのですが、
ヘタな会社はいつもワンパターン。上手な会社はその目的に合わせて、進め方を
変えることができているのです

すでに与えられている課題・問題点にどのように取り組んでいくのか。あるいは
その進捗状況の報告に基づいて問題解決をどうすれば可能になるかなど、会議責任者が、
討議の進め方についてのチェックリストをつくり、その順序に従って、討議を進めることです。

従って、エキサイティングな会議をするには単に上司が寡黙だということだけではなく、
会議責任者の議題の設定、また討議の進め方などの企画力が重要です。

留意すべきは、「会(会議)して、議(議論)せず、議して、決(決定)せず、決して、
おこなわず(不実行)」にならないように配慮しなければならないのです。

会議で声を出すこと(発言すること)についての5つの効用があります。

1)声を出すことで、会議の場に慣れる。
 声を出すことで、緊張感を解き、会議の場に慣れるキッカケとなります。

2)声に出すことで、自分の考えが整理される。
 頭にある自分の考えを声に出することで、自分の考えていることを言葉で表現する
 難しさを実感します。分かりやすく伝えるために、自分の考えを整理しようとします。
 また、発言する最中においても自分自身の考えが明確化します。

3)声を出すことで、会議における自分の存在感をアピールできる。
  発言することで自分の存在感、自分の存在意義をアピールすることができます。

4)声を出すことで、当事者意識が高まる。
 発言することが初めて「会議に参加する」ことになります。発言することにより、
 より自分にとって大切なテーマだと感じて、当事者意識が高まります。

5)声を出すことで、雰囲気が盛り上がり、議論が活発となる。
 誰も何も発言しない会議ほど、無意味なものはありません。どんな些細なことであれ、
 発言することで会議の雰囲気が盛り上がり、議論が活発化します。

会議の意義について5つのポイントですが、

1)会議は、人の時間を奪っている。
 会議自体は、作業を行われないので、仕事は止まります。ある意味、時間を
 奪っていることになりま す。いまの会議の参加者は、適正なメンバーでしょうか?と・・。

2)会議は、知恵を終結する場である。
 会議は、知恵を終結する場です。穏便にやり過ごす時間ではありません。
 困っていることを相談し、みなさんの知恵を考える場です。知恵を借りようとしていますか?
 自分の意見を押し通そうとしていませんか?

3)会議では、ダメ出しされる場である。
 多くの人が集まれば、多様な価値があります。会議において、意見を呈する時には、
 批判されることを前提に臨みましょう。心構えはできていますか?

4)会議は、発言する場である。
  同じ場所、同じ時間に、関係者が集まるという貴重な機会において、発言すること、
  発言を促すことは非常に重要なことです。発言しようと頭をフル回転させていますか?

5)会議は情報を共有する場である。
 メールだけではなく、その瞬間、口頭で伝えることの利点は、その場での質疑応答です。
 一方的に情報を共有されるのではなく、疑問点をあぶり出し、即座に質問することが
 大切なことです。質問が起こりようのない情報は、メールのみでも問題ありません。

最後に、会議に対する3つの心構え

【1】会議は、うまく行ってないことを共有する場である。
 進捗が遅れている仕事やうまく行ってない仕事について、会議での報告しなければ
 いけない・・・と思いつつ、報告せずに見過ごしていることはありませんか?会議は、
 「うまく行ってないこないこと」を共有することが目的のひとつです。会議で共有することで、
 会議参加者が、現状を把握し、リスクを確認し、対応策を協議することができます。
 悩みは抱え込まず、会議で共有するようにしましょう。

【2】会議は意志を決定する場である。
 ご存じのとおり、会議は、「決定」する場です。この「決定」するためのプロセスを効率化する
 ことで会議のクォリティは上がっています。会議前に議題を決定することも、「決定」することも
 効率化のためです。どれだけスピーディかつ内容の濃い決定をできるか?
 これが会議進行役にとって、テーマです。

【3】会議での決定事項は尊重される。
 会議での決定事項は、尊重させるべきです。会議後、決定事項にも関わらず、決定事項とは
 異なるアクションを行った場合、会議の意義は完全に失われます。会議にて決定される前に、
 自分の意見があるならば、しっかりと主張する必要があります。会議決定後は、徹底して
 決定事項を順守するように仕事をしましょう。
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10tt

Author:10tt
 しま しんじ 52歳
大阪市内で製造業を経営。
(他に、3社の代表取締役を兼務)
                   
アルバイト入社にて、35歳で代表取締役に就任。人材育成の教育会社の
研修に参加してそれを機に、経営に対しての勉強を始める。以来15年間
学び続けているが、まだまだやりたいこととできることに紆余曲折の日々!


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