７月 ９日 報告義務

研修が終わると、担当受講生がその研修中の状況を、研修担当者あてに
「研修受講報告書」を報告する義務があります。これはディレクターとしての
「役割」であり「責任」でもありますので、早々に書き上げなければなりません。
一般的な業務においても、「報告書」と言うのはとても重要な役目をしています。

この「報告」に関しては、「良い報告の仕方」と「悪い報告の仕方」があります。
ほとんどの仕事は上司からの指示で始まり、上司への報告で終わりますが、
「良い報告の仕方」とは必ず５Ｗ１（２）Ｈが入っていることが必要です。
そして「良い報告」とは、長期的戦略とそれを実現するための行動と、今何をすべきかを
示すもの. これまでの私の体験から言うと，現在与えられた，今の仕事に打ち込めない
ような心構えでは，どこの職場に変っても，決していい仕事はできない。 ということです。

Who 誰が
What 何を
When いつ
Where どこで
Why なぜ（どんな目的で）
How どうやって
How Much いくらで

報告の仕方としては、

①　報告の目的は、「事実」を知らせることです。
　　従って、上司が部下に報告することもあります。また、あなたが自発的におこなう上司への
　 「情報提供」も広義の報告に入ります。組織は報告によって連携を保っています。
　 通常上司は、指示・命令した仕事の経過・結果を、部下からの報告で意思決定をしたり、
　 行動を起こしたりする場合の判断材料とします。　その意味で、報告の終わっていない
　 仕事は「未完了」なのです。また、報告すべき時に報告を怠ると、相手に不信感や不安感を
　 与え、人間関係を破壊します。

②　聞かれる前に、時期を失わず、タイムリーな報告をしましょう。
　　「どうした？」と催促されるようでは、折角の努力が半減します。
　 上司は、あなたの報告を聞いて次の手を打ちます。そのため、悪い報告ほど早くすることが
　 大切なことです。これは、あなたには、指示された仕事を最後までやり遂げる「遂行責任」が
　 ありますが、仕事の結果は、その出来・不出来にかかわらず、全て仕事を指示した上司に
　 「結果責任」があるからです。

③　報告の相手を間違えないようにしましょう。（指示を出した人に）
　 ※　仮に、上司を飛び越えて指示された場合は、特命事項以外は、
　　　　　上司にも結果報告はしなければならない義務があります。

④　次を判断基準として、報告の順序をあらかじめ決めておきましょう。
　　・時間的に急ぐものから
　　・上司が聞きたがっているものから
　　・内容の重要なものから

⑤　聞かれことだけについて、主観をまじえず、事実だけをありのままに伝えましょう。
　　 事実と意見は区別して、形容詞にも気をつけて、推論で報告することは避けます。
　　上司からの、叱責を恐れて、「嘘」の報告をしてはいけません。
　　 また、ベテラン社員の中には、責任感が強いがゆえに、自分で何とかしようと
　 　「隠す」人がいます。これはかえって傷口が大きくなり、致命的（最悪の場合は企業倒産）に
　　 なることもあります。事実、社会的大問題となり、新聞で大きくとり上げられた企業があった
　 　ことは、皆さんもテレビや新聞でご存知でしょう。

⑥　期限付きの仕事や重要な仕事は終わり次第、口頭または文書（パソコンによるワード・
　　　エクセル・社内メール）で報告しましょう。
　　　但し、急ぐことは、とりあえずは、口頭で報告するようにして下さい。
　
⑦ 長い期間かかる仕事は、途中で「中間報告」を入れましょう。
　　変更はその都度、できるだけこまめに報告しましょう。これにより、上司は進み具合を
　　チェックします。
　　　
⑧　自分から見ると、上司は暇そうに見えるかもしれませんが、上司には本来なすべき仕事が
　　　あり、結構忙しいものなのです。良い結果報告をしようと張り切って行くと、「今忙しいから
　　　あとにしてくれ」と言われる場合もあります。上司は悪気があっていっている訳ではないので、
　　　がっかりせず、様子を見て改めて報告に行きましょう。

　　従って、報告は要点をもらさず（５Ｗ２Ｈ活用）に、簡潔に分かりやすく、結論から先に
　　しましょう。経過･理由は、上司から聞かれたら、その時になってするものです。
　　自分自身の「苦労話・自慢話」は、したい気持ちは分かりますが、「不要」です。
　　（時には上司から「君はこれについてどう思うか聞かせてくれ」と言われることもあるので、
　　　自分の意見は聞かれなくても用意しておくように）　　　
　　 また、記録を残しておいたほうがよいと判断した場合は、文書（パソコンデータ）にして
　　保存しておきましょう。

　これらを「意識」することで、「良い報告」が出来るかと思います。
　「効果的」で「効率的」な「良い報告」が、「良い連絡」、「良い相談」に繋がるはずです。