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 7月 8日 社内会議 

研修二日目でした。昨日は気付かなかったのですが、結構、知り合いが受講してます。
みんな学ぶことの重要性を理解されていますから、とても積極的です。
グループリーダーを決める際にも、出るべき人がしっかりと出てきているようでした。

二日目は朝から会議が開催されるのですが、この会議では会議の仕方を学んでいきます。
普段何気なくやっている会議ですが、如何に「効果的」で「効率的」で「生産性が高い」かで
会議での成果と言うものが違ってきます。

会議の目的は、複数のメンバーで何かを決定することにあります。会社をゴール(目標)に
近づけるために何を選択して何を選択しないか、を議論し決定する場が社内の会議と言えます。
会議に何を目的として参加するのか?(しているのか?) また、その為にどのような準備を
してきたか?などの基本姿勢を注視します。そんな基本姿勢を伸ばすための会議であるためには、
「会議の目的」が明確となっていることが必要です。その為、会議は、「問題解決の会議」と
「課題達成の会議」とをしっかりと把握する必要があります。

問題解決会議で対策を具体的に決め実行に移すには、議論の順序を守らなければならない。
まず.会議の目的を皆に理解させる。次に会議では、問題に関する情報やアイデアをなるべく
多く出す。そして出された情報やアイデアを分類・整理し、深める。更に問題と対策などに
ズレがないか確認し、プランを検証する。また事前に反論に備える。最後に議事録を作成し
全員の確認を取る。ということです。

平均賃金700万円程度の社員が100人ほどいる組織では、会議に使われているコストは、
会議室代などを含めると年間2億円にも達します。このように、会議に費やされる時間と
カネの量はかなりのものです。こうした会議のコストを正確に把握し、コストに見合った
付加価値を生み出していくことは、企業にとってまさに死活問題であると言えます。

それにも関わらず、多くの企業では「会議のゴールを明確にする」というような、ごく
基本的なことすらも実践されていないのが実状です。会議の生産性を上げるための基本的な
プラクティスを実践しなければ、時間ばかりが過ぎて何も決まらない悲惨な会議が開かれる
ことになるのです。

以前、こんな記事がでていました。

日本初の会議に関する資格試験「会議エキスパート認定試験」を運営する日本会議力向上委員会
(運営:日本出版販売株式会社[本社:東京都千代田区、略称:日販]、協力:株式会社JTB法人東京、
株式会社博報堂)は、ビジネスマン1,000人を対象に会議における生産性や意識に関するアンケートを
実施しました。

その結果、「本当は必要ないのにやっている会議や打ち合わせが多い」との回答が59.7%、
「自分の部署やチームの会議や打ち合わせが、効率的に進められていない」との回答は65.4%にのぼり、
会議の生産性に関して問題を感じつつなんとなく会議を続けてしまっているビジネスマンの現状が
き彫りになりました。

「会議」と言えば、なんとなく重要な仕事をしていると勘違いしていることも多く、
私がたまに協力会社などに電話した時に、電話を取った人から「ただいま会議中なので
取り次げないのですが・・」と言われたりする。「そうですか。では後程にでも
掛け直します」とは、私は言わない。「何の為の会議をやっているのか!お客さんが
電話をしているのに、その電話に出れないような会議なら取引する必要もない!
今すぐ、電話に出るように伝えなさい!」と必ず強い口調で言うようにしている。
そもそも社内会議のすべての目的は業績向上であると言えます。しかしその会議を
大義名分にして、お客さんからの電話に出ないということは会議の意味さえ解っていない
まさしく「時間の無駄」であることを理解させなければならない。どうしても必要な
会議であるなら、業務時間が終わってからすれば良い。顧客を無視して自社の常識を
通しているならそんな会社はいずれは淘汰されるはずだし、お客様に必要とされない
会社は社会からも必要でなくなることを肝に命じなければならない。
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10tt

Author:10tt
 しま しんじ 52歳
大阪市内で製造業を経営。
(他に、3社の代表取締役を兼務)
                   
アルバイト入社にて、35歳で代表取締役に就任。人材育成の教育会社の
研修に参加してそれを機に、経営に対しての勉強を始める。以来15年間
学び続けているが、まだまだやりたいこととできることに紆余曲折の日々!


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