７月 １日 事前準備

今日は、朝から夜までずっと会議や面談が続いていました。
関連会社の会議に別会社の会議、それに弊社での会議に研修生たちとの面談。
このように会議などが重なると会議での集中力が持続できるかが課題です。
私が参加する会議では、基本的には会議資料はＡ－４一枚程度にしている。
あまりにも会議に対して資料が多いと資料自体が混乱を与えるときもある。
会議が活性化するかどうかは、事前準備の段取りで決まります。ポイントは
「会議で配る資料の渡し方」です。

段取りの悪い会議では、会議が始まってから、資料を配ります。
会議中に資料を配られると、当然、目を通します。自然と目が資料のほうに
向いてしまい、会議中の話に集中できなくなります。「質問のある人はいますか」と
言われても、まだ資料をきちんと読んでいないのに、質問はできません。そういう会議ほど
誰も何も言わず静寂な会議になり、何も実りのない会議になります。
　
逆に、活性化する会議の場合は、段取りのいい人は、会議が始まる前に、必要な資料を
先に配ります。資料を前もって配ると、会議は活性化されます。なぜなら先に配ることで、
出席する人が事前に資料へ目を通すことができ、会議の内容を予習することができるからです。
疑問に思った内容を整理したり、質問する内容をあらかじめ考える余裕が生まれます。

資料に事前に目を通しておけば、会議で話し合う内容そのものに集中ができるのです。
大切なことは「資料の内容」ではなく「資料の渡し方」なのです。私は、自分が経験を
しているのでそれがよくわかります。私たちは「会議が活性化されないのは資料の内容が
わかりにくいからだ」と思います。そして資料の内容をもっとわかりやすくするために、
図や表をたくさん入れてしまいがちです。

しかし、実のところ、それは大して関係ないのです。「資料の渡し方」のほうが、
はるかに重要です。渡し方を変えるだけで、会議の活性度がまったく変わります。
資料は多少汚くても、資料を事前に渡しておけば、なんとか理解してもらえます。

しかし、いくらきれいに仕上がった資料でも、会議中に配られると、読んで理解する時間も
質問する余裕もなくなるのです。そして会議が終わってから、質問したい内容が浮かぶという
会議自体が無駄になるのです。

資料を作成したりチェックしたりするとき、要点を押さえているかどうかをチェックします。
これが意外と難しいのです。大切なことに注意を向けていると、不思議なことに、どれも大切で
あるように思えてくるのです。「この言葉は必要だ、このグラフも大切だ。この文章も重要だ。
これ以上削れるところはない」どれも大切に見えてくる。だから、自分では悪い点が見えにくいのです。
そこで、もうひとつ別の視点を加えてチェックします。
逆の視点です。「要点以外が記載されていないか」です。
　
これは私自身、方針書などの校正の際に取り入れている方法です。
「要点が書かれているか」ではなく「要点以外が書かれていないか」という正反対の意識を
しながら方針書を眺める。すると、不思議なことに、次々と発見できるようになります。
難しい技術は必要ありません。今すぐできる方法です。ほんの少し見方を変えるだけで、
方針書や計画書や会議資料の品質を上げることができるのです。

そして、よく忙しいとか時間がないと言っている人がいますが、そういう人は、どこかに
「無駄な作業時間」が発生しているはずです。そういっている人はおそらく、
やたらと無駄な会議にたくさん出席していることが原因のひとつのはずです。
無駄な会議にたくさん出席して、それを仕事だと思い込んでいたりするのです。
時間がないという人ほど、無駄な会議にたくさん出席して、仕事をした気になっています。
たしかに会議は、仕事の一部ではあります。しかし、ほとんどの会議は、しなくてもいい
仕事です。会議は、大勢で話し合い、議題について考えたり決定したりする場です。

会議の内容をあらため考えると大勢が集まらないとできない内容が、本当に話し合われて
いるかと言うことです。ほとんどの場合、大勢が集まらなくても話ができる、単純な内容の
はずです。会議でやりとりをする内容のほとんどは、個人同士が話し合って解決できる内容が
ほとんどです。

たとえ、大勢の人間が集まったとしても、発言できるのは限られた権限のある人だけです。
大勢の人がいるために、かえって発言を妨げられるというケースも少なくありません。
地位の低い発言権のない新人は、ただやりとりを聞いているだけになり、眠気と戦う時間に
なっているのです。わざわざ大勢が集まって、会議室に閉じこもる必要はありません。
これこそが、完全に時間の無駄です。わざわざ仕事中に会議のような場を開かなくても、
メールのような手段を使い、連絡をすることができるはずです。また、大切な会議ほど、
必ず議事録を作成しているはずです。会議の内容は、それで把握して十分なのです。