１２月２９日 整頓

今日は、朝から社内の大掃除です。特に、私の部屋に関しては
ゴミ箱状態になっていましたので、コーナンに行って整理ボックスや
その他いろいろの収納ツールを買ってきて、準備万端で取り掛かった
のですが、まずはいらない書類と言うか紙資料の整理から始めたのですが
「この資料は、また使う」、「この資料は、こんなときに使える」とか
こんな調子でやっていたものですから、一向に進まなくて、そういえば
毎年、こんなことをやっていて、結局、昨年の大掃除のときにも
「この資料は、また使う」、「この資料は、こんなときに使える」とかで
置いてあった資料は、一回も使ってなくてそのまま置いてあった。

以前こんな話を聞いたことがある。全社内においてある資料を社員全員に
一つの部屋にまとめて持って来させて、必要な資料はそこから必要な時に
持って行くように伝えたら、その日の内に１／４を持っていって、一週間
たったら、１／２はなくなっていたらしい。更に１ヵ月経つとその半分は
なくなっていたけど、３ヶ月経っても最初の資料の１／４は置いたままで
最終的には、３ヶ月経っても使わない資料はすべて廃棄処分したらしい。
要するに、だいたいの資料は置いてあるだけで有効活用はされていない。

私もこのことを思い出して、ばっさりと廃棄して言ったのですが、
そうなると今度はいらないものばかりになって、大きなゴミ袋に
５袋近く処分するものが出てきた。ビックリしたことに１０年前の
資料なんかもありましたが、１０年前のものなんて何の役にも立たない。

でもそれだけ色々なものを捨てているにも関わらず、やっぱり資料とか
本とかが増えている。。。デスクをふさいでいた書類の山が消えて文具類が
収まるべき場所に収まった様子を見ると、新年はもっとうまく仕事するぞ！　
という気分になります。

本来掃除とはほこりをはらってきれいにすることですが、ビジネス人が掃除を
するのは「デスクをきれいにするため」ではありません。中にはきれいにした
途端に大切な書類を見失ってしまう人もいて、「だから大掃除はきらいなんだ」と
ボヤきながら探し物をしていたりする。ビジネス人が掃除をするのは、きれいに
することプラス、「より効率良く仕事を進めるために環境を整える」ためです。

「整理」とは理をもって整えること。理とは、論理、体系のことです。仕事を
体系化して、必要な位置に必要なものが配置されていれば、手と頭が連動して
最短距離を動き、無駄なものを触ることもありません。

「整頓」とは並べ整えてきれいにすること。資料ファイルを背の順に並べたり、
よく整頓されたオフィスやデスクは美しく、有能に見えるものです。しかし、
大掃除できれいに整頓しても、年が明けて仕事始めから1週間もたてばまた元の
ゴミ箱状態・・・。デスクには書類が山と積もっている、なんてことがないよう
来年の年末には大掃除をしなくても良いようにしたいものです！！！。